Šajā saspringtajā laikā, arvien aktuālāks jautājums kļūst par attālinātā darba iespējām. Mēs šādu strādāšanas konceptu esam piekopuši jau labu laiku pirms pandēmijas, līdz ar to mums ir zināma pieredze gan rīkos, gan tajā kā tos izmantot. Cerot, ka mūsu pieredze kādam var būt noderīga, nolēmu padalīties gan ar pārdomām, kādēļ attālinātais darbs daudzām komandām ir izaicinājums, gan ar to, ko darīt, lai būtu vieglāk strādāt attālināti, gan ar to, kādus rīkus izmantojam.
Vebināra materiāli
Tiem, kas dod priekšroku kopsavilkumam: spied šeit!
Iemesli, kāpēc attālināts darbs nestrādā
2. Uzņēmuma darba kultūra ir tik ļoti pielāgota darbam klātienē, ka vadītāji nav spējīgi pārstāt nepārtrauktu savu darbinieku mikromenedžēšanu. Šāda pieeja nav piemērota attālinātam darbam. Jebkāda sinhronā kominikācija, kas ir tik pierasta ofisa kontekstā, attālinātajā darbā nestrādās. Strādājot attālināti primāri visai komunikācijai ir jābūt asinhronai, tāpēc, ka katrs dzīvojam savā darba ritmā, pēc sava grafika.
3. Uzticības trūkums: Darba kultūras daļa, kas tagad jāmēģina kultivēt, ir uzticība kolēģiem un darbiniekiem, ka viņi savus darba uzdevumus izpildīs un darīs to apzīnīgi, bez konstantas kontrolēšanas.
4. Nepiemēroti darba organizēšanas rīki: nav pieejami ārpus biroja robežām un nav optimāli integrēti ikdienas darba procesos. Piemēram, ja komandā nebūs piemērota rīka sapulču pierakstiem, katrs tos vadīs kur pagadās. Ja rīks būs, taču ne visi zinās kā to izmantot vai nebūs vienotas vīzijas, kā to darīt. Rezultātā veidosies informācijas fragmentācija, pārpratumi un rezultātā – haoss.
5.Attiecības: Daudz grūtāk, kā mainīt darba organizācijas rīkus, ir mainīt darba kultūru. Savstarpējo uzticību un cieņu var veicināt dažādos veidos. Kā viens no tiem ir vienošanās par noteikumiem, piemēram, ka sapulces sākas konkrētā laikā un vienmēr beidzas laikā. Ja kāds nokavē vai neklausa šiem noteikumiem, tad viņiem tiek piemērots kāds sods, mūsu uzņēmumā tas ir piepumpēties vai pietupties 5x . Tas nav nekas ļauns, drīzāk kā mazs un motivējošs solis, lai veicinātu noteikumu ievērošanu. No tā arī pamazām sāk veidoties uzticība, ka viss sāksies laikā utt. Tāpat arī īpaši šajā laikā ir ieteicams apbruņoties ar iecietību, jo visdrizāk kamēr vien mēs nepieradīsim pie jaunās realitātes, nāksies piedzīvot gadījumus, kad kaut kas tiek pāprasts vai neizdarīts, vai nokavēts.
Rīki uzņēmumam
Resursi
Laiks ir viens no dārgākajiem mūsu resursiem, tāpēc vēlos padalīties gan ar to, kā mēs varam organizēt savu privāto laiku, gan kā labāk pārvaldīt laiku uzņēmumā.
Privātā laika pārvaldīšanai noteikti ieteiktu sākt plānot savu laiku, īpaši attālināta darba kontekstā. Ir ļoti viegli pārdegt no pārstrādāšanās, kas bez strukturizēta dienas plāna ir ļoti vienkārši izdarāms. Tāpat ir viegli iekrist arī pretējā grāvī – strādāt par maz un nonākt situācijā, kad pārāk daudz nav izdarīts. Tas arī var novest pie stresa un pārdegšanas.
Katram pašam, kā arī vadītājam, ir uzdevums pārliecināties par to, ka katrs darbinieks saprot to, ka laiks ir jāplāno un ka ir jābūt kaut kādam režīmam. Cikos tu darbu sāc un beidz, kad un cik bieži ir pārtraukums un tamlīdzīgi. Tāpat ir japārliecinās par to, ka tam visam pa vidu ir paredzēts laiks fiziskām vai garīgām aktivitātēm.
Mans Ieteikums laika strukturēšanai ir izmantot pomodoro tehniku, ar ko varat iepazīties šeit.
Tāpat es ieteiktu ieviest savu personīgo laika uzskaiti, cik laiku esmu patērējis uz kādu aktivitāti. Pats izmantoju tādu rīku kā https://toggl.com/ , kas man palīdz mērīt aktivitātes ilgumu sākumā uzspiežot play un ievadot aktivitātes nosaukumu. Tas ir noderīgi, jo dienas vai nedēļas beigās nav jāmēģina atcerētiesm, cik daudz laika uz katru aktivitāti esmu iztērējis. Citi varianti – Harvest https://www.getharvest.com/ vai bieži arī sistēmas, kuras jau izmantojat. Piemēram, laiku var uzskaitīt gan mūsu izmantotajā Standard ERP (https://www.hansaworld.com/lv/products/standard-erp), gan Jira (https://www.atlassian.com/software/jira).
Tāpat varu ieteikt “getting things done” aplikāciju, kas saucas Things https://apps.apple.com/us/app/things-3/id904237743 , kas ir kardināli pārvērtusi manu produktivitāti. Šī aplikācija man palīdz neaizmirst izdarīt lietas un tās paveikt agrāk vai vēlāk.
Uzņēmumā ir svarīgi ieviest kopīgo kalendāru, vai nu tas ir jūsu ERP sistēmā, Microsoft Outlook vai Google kalendārs (https://calendar.google.com/calendar/r). Jebkāds kopējais kalendārs – galvenai, lai jūs varat redzēt kad kolēģis ir pieejams, kad ir privātais laiks, kad varat ieplanot zvanu utt. Šis kopīgais kalendārs izslēdz nepieciešamību konstanti komunicēt par to “kad tu vari?”, kas kopējai laika pārvaldei ir ļoti būtiski.
Komunikācija
Lai nodrošinātu veiksmīgu komandas komunikāciju, ieteiktu lietot Slack (https://slack.com/intl/en-lv/optibet.lv) vai, ja jūs jau abonējat Office 365, Microsoft Teams (https://products.office.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-software).
Vēlos gan pieminēt, ka rakstīšana ir diezgan neefektīvs veids kā pārnest informāciju otram cilvēkam. Tas ir efektīvs veids, lai informāciju uzkrātu, taču runāt ir 6x ātrāk kā rakstīt, kā arī verbāla komunikācija aiztaupa iespējamos pārpratumus, kas varētu rasties sarakstē.
Zvaniet, sarunājiet sazvanīties un uzreiz jau sagatavojiet screenshare un komunicēt būs daudz vienkāršāk.
3 dažāda veida zvanīšanas rīki:
- Slack, teams, skype ir ērti lielot, lai sinhroni sazvanītos ar cilvēku un parādītu uz ekrāna, interesējošo jautājumu. Čatojāt, sapratāt, ka nav efektīvi – sarunājat sazvanīties.
- Ja saruna ir iepriekš ieplānota un tajā piedalās vairāki cilvēki, tad piemērots rīks būs Zoom (https://zoom.us/), Gotomeeting (https://www.gotomeeting.com/en-ie) vai jebkura cita vebināra tehnoloģija.
- Ja kominukācija ir asinhrona, tad piemērotāki būs tādi rīki kā Loom https://www.loom.com/, kas ļauj ierakstīt uz ekrāna notiekošo kopā ar savu seju un teikto, bet saņēmējam video apskatīt viņam ērtā laikā.
Saturs
Strādāšana no attāluma gandrīz garantēti nozīmē pārpratumus. Tos var mazināt ar informācijas pieejamību un centralizāciju. Svarīgi ir nodefinēt to, ka viena veida informācija ir atrodama kādā konkrētā rīkā. Tas attiecas gan uz tikšanās piezīmēm, gan uz pieņemtajiem lēmumiem, gan uz dokumentiem, kas tiek izstrādāti kopā, gan cita veida informāciju.
Mēs lielākai daļai iekšējā satura – dokumentu, instrukciju, lēmumu, sapulču pierakstu – veidošanai un uzkrāšanai izmantojam Confluence (https://www.atlassian.com/software/confluence), ja esat Office 365 lietotāji, tad kā variants varētu būt SharePoint https://products.office.com/en-us/sharepoint/collaboration. Ir arī daudzas citas intranet un wiki aplikācijas, taču ir svarīgi, lai rīks būtu pieejams no jebkuras vietas visiem darbiniekiem. Iespējams, arī klientiem. Mums ļoti palīdz tas, ka mēs varam uzrakstīt specifikāciju ar kādu risinājumu vai instrukciju kā kaut ko lietot un nosūtīt klientam saiti uz dokumentu. Gadījumā ja klients kaut ko nesaprot vai ja instrukcija ir jāpapildina – mēs to izdarām, un klientam atliek vien pārlādēt lapu un viņam ir pieejami svaigākie uzlabojumi.
Ir ļoti svarīgi, lai uzņēmumā būtu vienota izpratne, kura katra veida informācija “dzīvo”, tādēļ iesaku vienoties ar visu komandu par to, kur katrs satura veids tiek glabāts un uzturēts. Šādi iekšējie wiki ir ļoti labi piemēroti arī iekšējo uzņēmuma procedūru aprakstīšanai, lai visiem ir skaidrs, kā attiecīgas lietas ir jādara, kur jāsaglabā saturs, kā jārīkojas krīzes situācijās un tamlīdzīgi.
Daļu satura var būt izdevīgāk uzglabāt kopā ar uzdevumu vai darījumu, uz ko tas attiecās. Piemēram, izmantojam Jira, lai saglabātu kontrētu uzdevumu risinājumus, jo ir svarīgi to saprast kontekstā ar problēmu. Standard ERP izmantojam piezīmēm par konkrētiem piedāvājumiem, rēķiniem vai klientiem.
Uzdevumi
Uzdevumi ir ļoti dažādi, bet visiem uzdevumiem, manuprāt, ir 3 svarīgas lietas.
1. Statuss – vai uzdevumam ir tikai 1 posms, lai panāktu tā izdarīšanu, vai arī tas ir vairāku soļu process, kam varētu būt, piemēram 10 iespējamie uzdevuma statusi. Ir ļoti svarīgi apzināties, kurā posmā šis uzdevums ir, lai pienācīgi varētu izsekot līdzi tā izpildei.
2. Atbildīgais – jebkuram uzdevumam būtiski ir noteikt atbildīgo, jo, ja nav atbildīgā, tad to uzdevumu visticamāk neviens arī neizpildīs.
3. Daudzums – pārskats par to, cik vispār uzdevumu ir, cik ilgu laiku aizņem to izpilde un attiecīgi, cik ilgi vēl tos jādara.
Sastrādāšanās
Ja jums ir daudz pārvaldāmie uzdevumi, tad es ieteiktu lietot kādu no Agile metodēm, piemēram, kanban (https://en.wikipedia.org/wiki/Kanban_(development)), Lean (https://blog.kainexus.com/the-fundamentals-of-the-lean-methodology), vai tamlīdzīgu metodoloģiju, kas ieliks rāmjos un palīdzēs saprast, kā to risināt.
Uzņēmuma kontekstā svarīgi ir visiem regulāri sasinhronizēties, piemēram, rīta “stand up meeting”, kurā var uzzināt un saprast, ko kurš ir izdarījis un plāno darīt. Attālinātā darbā tas kļūst vēl svarīgāk, jo biežāk darbs norit asinhroni. Ja jums ir rīks, kurā ir apkopoti visi uzdevumi prioritātes secībā, tad darbiniekiem būs vieglāk saprast, kas jādara viņiem, kas kolēģiem un attiecīgi būs daudz vieglāk sasinhronizēties.
Ieteicamie uzdevumu organizēšanas rīki:
- Uzdevumiem ar izdarīts/nav izdarīts statusu, kas bieži izriet no sapulču protokoliem, ļoti ērta ir Confluence (https://www.atlassian.com/software/confluence)
- Uzdevumiem ar sarežģītāku darba plūsmu ļoti ērts būs Trello (https://trello.com/)
- Komplicētu darba plūsmu nodrošināšanā, piemēram, projektu vadībā reti kas būs labāks par Jira (https://www.atlassian.com/software/jira/core)
- Klientu pieprasījumu apstrādē lieliska izvēle ir Service Desk (https://www.atlassian.com/software/jira/service-desk)
- Asana varētu būt laba alternatīva Trello vai Jira, ja tie netīk (https://asana.com/)
Analītika
Katrs no šiem rīkiem rada daudz vērtīgas informācijas. To vajag izmantot savā labā. Es primāri to izmantoju trim nolūkiem:
1. Operatīvās situācijas monitoringam
2. Lai uzstādītu vienotus, visiem zināmus, izmērāmus un atsekojamus mērķus
3. Lai gūtu atbildes uz jautājumiem, kas rodas ikdienas lēmumu pieņemšanā
Lai veiksmīgi varētu analizēt visu iepriekšminēto informāciju, ir vairākas iespējas kā to var apkopot. Visticamāk, 90% uzņēmumu lieto excel, taču visbiežāk tas ir ļoti piņķerīgs un manuāls process, kurā ir ļoti viegli ielaist kļūdas un jāveic daudz atkārtotu darbību. Attālināta darba apstākļos jebkuras kļudas iespējamība palielinās informācijas nepiejamības un miskomunikācijas dēļ.
Tāpēc vajadzētu skatīties uz kādu stabilāku un automātiskāku risinājumu. Tas varētu būt gan SQL, kur jūs varat pieslēgties pa taisno pie datu bāzes ar kādiem atskaišu rīkiem vai pat to pašu Excel. Taču labāka opcija ir biznesa inteliģences rīki. Ja esat Microsoft rīku aktīvs lietotājs, tad piemērots risinājums varētu būt PowerBI (https://powerbi.microsoft.com/en-us/). Mēs dodam priekšroku tepat Latvijā ražotajam flex.bi (https://flex.bi/), kas mums ļauj vienuviet apvienot datus no visiem mūsu izmantotajiem rīkiem – Jira, Confluence, Standard ERP u.c. Tas dod mums iespēju automatizēt datu ielādes procesu, atvieglot atskaišu definēšanu, kontrolēt datu pieejamību un pats svarīgākais – darīt to tikai vienu reizi vienā sistēmā, nevis mēģināt izmatot atskaites katrā rīkā atsevišķi.
Rezultātā ļoti daudzu procesu monitrings aizņem sekundes, jo varu atvērt vajadzīgo atskaišu paneli (dashboard) un redzēt – viss ir normāli vai vajadzīga iejaukšanās. Tur pat varu izveidot komandas mērķu paneli, lai visi to varētu skatīties un censties sasniegt uzstādītos mērķus.
Tāpat es ātri var iegūt atbildēs uz jautājumiem, kolīdz tie rodas, piemēram:
1. Kuras preces man pasūtīt par atlikušajiem līdzekļiem?
2. Cik ilgam laikam pietiek darba?
3. Kā viens klients izskatās uz citu fona?
Komanda
Lai uzturētu komandas sajūtu, ir svarīgi domāt par virtuālu kopā būšanu, piemēram, piektdienas rīta brokastīm, online spēlēm vai jebkāda cita laika pavadīšanu, kas tiešā veidā neattiecas uz darbu.
Tam būs piemēroti tadi rīki kā Zoom vai Slack, kuram ir lieliska integrācija ar giphy (https://giphy.com/), lai pajokotos. Šim nolūkam var izveidot pat speciālu kanālu, kurš ir atvēlēts tikai jokiem.
Attālināti strādājot, nereti nav iespējas vai gadās aizmirst pateikt Paldies, kad kāds kaut ko labu ir izdarījis . Esot birojā mēs varam verbāli pateikt paldies un citādā veidā paust savu pateicību, taču esot attālināti un strādājot dažādos laikos, tas ļoti viegli var aizmirsties. Tam mēs radījām rīku Good job Pal (https://goodjobpal.com/), kad ļauj pateikt paldies jebkurā no šiem rīkiem kurus mēs izmantojam.
Noslēgums
- Skatieties uz šīs krīzes pozitīvajiem aspektiem – darbs no mājām padarīs mūs brīvākus, darbs kļūs elastīgāks, vērsts uz rezultātu, nevis uz pašu darbību kopumu.
- Krīzes parāda savstarpējās uzticības līmeni. Ja nepieciešama palīdzība, izmantojiet labās attiecības ar darbiniekiem, klientiem un partneriem, kā arī atcerieties, ka tagad ir labs laiks šīs attiecības uzlabot vēl vairāk.
- Jums tagad ir laiks ieviest jaunas sitēmas un procesus, savukārt piegadātājiem arī ir laiks, tāpēc meklējiet savstarpēji izdevīgus darījumus – atlaides, nomaksas un citus risinājumus.
- Uzmanīgi izvērtējiet “krīzes piedāvājumus”. Izvērtējiet tos ilgtermiņā, lai pēc trīs mēnešiem atkal nav jāievieš kaut kas jauns, jo krīzes laika “par brīvu” ir pārvērties par “nevaru atļauties”.
- Gatavojieties tam laikam, kad viss normalizēsies, jo agrāk vai vēlāk tas notiks.
- Galu galā – dariet visas tās sen atliktās lietas, kurām nekad nav bijis laika. Kad tad, ja ne tagad?