Katram uzņēmumam ir dažādi aktīvi. Taustāmie, piemērām, ražošanas iekārtas, uzņēmuma automašīnas un datori, kā arī netaustāmie – zīmols, reputācija un zināšanas. Manā pieredzē uzņēmi diezgan labi pārvalda taustāmos pamatlīdzekļus, jo tie maksā naudu, to pārvaldīšanu nosaka likums, ikvienā biznesa vadības augstskolā tiek mācīts, ka tas jādara, kā arī pastāv ERP sistēmas, kas palīdz ar to tikt galā. Tā kā interneta laikmetā nav iespējams iztikt bez mārketinga un pārdošanas, uzņēmumu vadītāji ir ļoti motivēti pārvaldīt arī tādus aktīvus kā zīmols un reputācija kā daļu no mārketinga aktivitātēm.

Tas, kas trūkst lielai daļai uzņēmumu, ir laba zināšanu pārvaldība. Visbiežāk šis uzdevums tiek atstāts darbiniekiem – viņi zināšanas glabā savos datoros, dokumentu mapēs un visbiežāk – savā galvā. Protams, var ieplānot, kur iespējams dalīties šajās zināšanās, taču tas ir diezgan dārgi, jo katru reizi, kad kādam nepieciešamas Jāņa zināšanas – ir jāsarunā tikšanās ar Jāni. Ja Jānis nav pieejams – darbinieks gaida. Ja Jānis aiziet no uzņēmuma – vietā tiek pieņemts kāds, kam atkal viss jāmācās no jauna, un tas ir liels zaudējums.

Mēs esam zināšanu kompānija, tādēļ mums ir jāizturas pret zināšanām tik pat rūpīgi kā rūpnīcā tiek pārvaldītas iekārtas. Mums pastāvīgi jādokumentē, jāuztur, jāpielabo un jāatjauno savas zināšanas. Tas ir iemesls, kādēļ, manuprāt, mēs pārvaldām zināšanas labāk nekā daudzas citi uzņēmumi un mūsu pieredze varētu kādam palīdzēt uzlabot šo procesu.

Veidojiet zināšanu bāzes un BUJ

Kā jūs domājat, cik bieži dažādi darbinieki vai pat viens un tas pats darbinieks ir uzdevis vienu un to pašu jautājumu vairākas reizes? Protams, tas ir atkarīgs no jautājuma, taču ir jautājumi, kas tiek uzdoti atkal un atkal, dienu pēc dienas. Katru reizi ir kāds, kas šo jautājumu uzdod un kāds, kurš uz to atbild. Tiek tērēts laiks, kavēti termiņi un izniekoti resursi.

Šai problēmai ir diezgan vienkāršs risinājums (kuru lietojam arī mēs) – Zināšanu bāze. Zināt, kas ir Wikipedia? Tā ir tā vieta, kur tu dodies, kad gribas uzzināt, kā kaķi murrā un kādēļ viņi to dara? Vai arī, kas ir EBITDA un kā to aprēķināt? Zināšanu bāze ir tieši tas pats, tikai jautājumiem, kas tiek risināti uzņēmuma iekšienē. Tiklīdz tiek uzdots kāds jautājums, atbildi uz to jāpieraksta zināšanu bāzē, un cilvēkam, kas uzdeva jautājumu, jāpasaka, kur to meklēt. Tāpat arī jāpasaka pārējiem darbiniekiem, lai sākumā atbildes meklē zināšanu bāzē, un tad uzdod jautājumus. Ar laiku tas kļūst tik pierasti, kā jautāt google jebko.

Saturu iespējams strukturēt tādā veidā, kā vēlaties, pievienot etiķetes, tagus, izveidot vairākas zināšanu bāzes dažādiem departamentiem. Jūs variet izveidot paši savu wikipedia. Mēs tam izmantojam Atlassian Confluence, kas ir lielisks produkts, kas ļauj ātri atrast vajadzīgo lielā informācijas daudzumā, kā arī vienkārši izveidot jaunu informāciju un ar to dalīties uzņēmuma iekšienē.

Papildus mēs uzturam zināšanu bāzi klientiem, kur mēs apkopojam atbildes uz klientu visbiežāk uzdotajiem jautājumiem, veidojam rokasgrāmatas administratoriem un lietotājiem, un visu laiku izmantojam šo informāciju atkārtoti. Šī informācija vienmēr ir aktuāla un vienmēr ir pieejama.

Vai jūsu darbinieki un klienti uzdod daudz jautājumus? Iespējams, arī jums vajadzētu apsvērt kaut ko līdzīgu Confluence. Tā kā esam Atlassian sertificēti partneri – mēs varam palīdzēt.

Projektu un produktu vadība

Mēs paralēli vadām desmitiem projektu un produktu. Ir daudz tikšanos un vēl vairāk uzdevumu tiek izveidots pēc tām. Vairāki cilvēki vairākos piegājienos vienojas par produktu prasībām, un tam visam ir jābūt dokumentētam, un arī tam mēs izmantojam Confluence.

Katram projektam var būt sava wiki vietne, kur var saglabāt pierakstus no tikšanās reizēm un ar tiem dalīties starp akcionāriem, veidot uzdevumus un izsekot projekta gaitai. Šādā vietnē ir ērti pierakstīt projekta prasības, tās mainīt un izsekot prasību vēsturei. Ja mēs mēģinātu šim procesam izmantot e-pastus vai dokumentus – mēs būtu lielās nepatikšanās, jo neko nevarētu atrast.

Es domāju, ka katrā uzņēmumā ir projekti – gan iekšēji, gan ārēji. Ir daudz nestrukturētas informācijas, kas uz tiem attiecas – dokumenti, pieraksti no tikšanās reizēm, budžeti, uzdevumi, un tas viss pastāvīgi mainās. Confluence var kalpot kā vienīgais patiesības avots, ļaujot darbiniekiem būt efektīviem un tērēt savus resursus tiem uzdevumiem, kas projektā ir jāizdara. Confluence pat ļauj vairākiem cilvēkiem vienlaicīgi darboties pie viena dokumenta. Jā – tieši tāpat kā Google dokumenti vai Office 365.

Uzņēmuma politikas un procesu vadība

Katram uzņēmumam ir savi iekšējie noteikumi. Kā izturēties pret klientiem, kā izturēties pret kolēģiem, kā pieteikt atvaļinājumu vai jebkuri citi noteikumi vai vadlīnijas. Laikam ejot, noteikumi mainās, un pat tad, ja daļu jaunumu ir iespējams izsūtīt e-pastā vai apmācīt darbiniekus klātienē – darbiniekiem šī informācija būs nepieciešama atkal un atkal. Jūs droši vien negribētu, lai viņi atrod 2010.gadā sūtītu e-pastu un seko tam, kas tajā rakstīts.

Confluencē ir ērti izveidot vienu vietni visiem procesiem, regulāri tos atjaunināt un vienmēr turēt pa rokai. Nemaz nepieminot, ka jaunajiem darbiniekiem ir daudz vienkāršāk izlasīt visas tur esošās vadlīnijas un pēc iespējas ātrāk uzzināt visu aktuālo informāciju.

Onboarding

Parunāsim par jaunajiem darbiniekiem… Mēs diezgan ilgi cīnījāmies ar jauno darbinieku onboarding  jeb ievadīšanas un ievadapmācības procesu, līdz atradām pavisam vienkāršu risinājumu. Jūs jau nojaušat. Ja visas zināšanas un dokumentācija atrodas Confluence – kādēļ gan mēs nevarētu arī jauno darbinieku onboarding pārvaldīt tur? Mēs izveidojām atsevišķu vietni Personālvadībai, kurā izveidojām uzdevumu sarakstu, kas tiek pārkopēts katram jaunajam darbiniekam, lai redzētu, kādi uzdevumi viņam jāveic, nodrošinātu saites uz nepieciešamo informāciju un sekotu līdzi viņu progresam, jo viņi var atzīmēt katru uzdevumu kā pabeigtu, kad pašiem ir sajūta, ka ir tikuši ar to galā. Vienkārši un ērti. Nav vairs nekādu “Vai, es aizmirsu viņam to izstāstīt” vai, ja tā gadās – mēs vismaz varam atjaunināt onboarding sagatavi un būt pārliecināti, ka tas neatkārtosies ar nākamajiem darbiniekiem.

Mārketings, pārdošana, juridiskais, personālvadības vai jebkurš cits departaments

Katrai nodaļai ir specifiskas zināšanas. Mārketingam ir savas brošūras, brand book un apstiprināti materiāli reklāmām. Pārdošanai ir plāni, stratēģijas un zvanu skripti. Juridiskajam departamentam ir līgumu sagataves un personālvadībai ir apmācību plāni un 360 grādu novērtēšanas sagataves. Šie ir tikai daži piemēri tam, kādu informāciju mēs glabājam un koplietojam, izmantojot Confluence. Katrai nodaļai ir sava vietne, kur viņi var glabāt sev svarīgo informāciju sev viespiemērotākajā veidā un ar vajadzīgo pieeju kontroli.

Visas nodaļas darbojas kopā. Pārdošanai ir nepieciešami mārketinga materiāli, mārketinga nodaļai ir nepieciešamas juridiskās konsultācijas un tā tālāk. Confluence ļauj ērti dalīties ar šo informāciju bez liekām sapulcēm un laika izšķiešanas.

Sapulces

Protams, ir sapulces un tikšanās, kas ir nepieciešamas. Taču tās ir daudz produktīvākas, ja pirms tam ir zināma darba kārtība un tēmas, kas tiks apspriestas, lai visi dalībnieki varētu laicīgi sagatavoties; un tālākie uzdevumi – ja pēc tikšanās tādu nav – tas visticamāk ir bijis veltīgi iztērēts laiks. Izmantojot Confluence, uzdevumus iespējams pierakstīt uzreiz sapucles piezīmēs vai pat izmantot Jira uzdevumus lielākiem projektiem. Jūs, protams, varat attiecīgi pārvaldīt arī pieejas tiesības jebkurai vietnei un dokumentiem – valdes sēdes piezīmes būs pieeamas tikai valdei un HR diskusijas tikai HR un vadībai vai jebkā citādi, balstoties uz jūsu vajadzībām.

Noslēgums

Es ceru, ka daži mūsu piemēri ļāva apjaust to lielo informācijas daudzumu, kas ir arī jūsu uzņēmumā. Kur tas viss tiek glabāts šodien? Datoros, dokumentu mapēs, darbinieku galvās? Arī tāda pieeja strādā, taču mēs varam jums palīdzēt to padarīt efektīvāku, izmantojot centralizētu zināšanu bāzi, lai komanda varētu darbus paveikt ātrāk.

Likās interesanti?

Pieraksties jaunumu listē, lai saņemtu informāciju par citiem līdzīgiem rakstiem

Pierakstīties jaunumiem

 
E-pasts: info@burti.lv
Tālrunis: +371 37808240
Adrese: M.Nometņu iela 34B, Rīga, Latvija